Rilevazioni presenze: il caso Coop Adriatica

L’AZIENDA
COOP Adriatica – una delle maggiori cooperative della grande distribuzione operante in Italia associata alla Lega Nazionale delle Cooperative – è presente sul territorio con tre sedi (Villanova di Castenaso (BO), Ravenna e Mirano (VE) ) e un totale di 171 punti di vendita distribuiti nelle aree Veneto, Bologna, Romagna, Marche e Abruzzo. Grazie a circa 9 mila dipendenti, COOP Adriatica ha raggiunto un fatturato 2012 di 2.085 milioni di euro.

L’APPLICAZIONE
Il progetto nasce dall’esigenza di rivisitare le procedure e gli strumenti adottati nei punti di vendita delle divisioni iper e super e delle sedi a copertura del processo di rilevazione delle presenze al fine di migliorare la consuntivazione delle informazioni ad uso gestionale (commerciale) ed amministrativo (pay roll). In collaborazione con Artech, Coop Adriatica ha intrapreso un progetto che ha previsto l’adozione del software di rilevazione delle presenze integrato con il sistema di gestione.
Il sistema di rilevazione integrato ha permesso di uniformare e snellire i processi interni e di automatizzare le informazioni che riguardano il controllo accessi, le timbrature in ingresso, in uscita comprese quelle del cambio reparto e delle pause e il loro controllo, la giustificazioni assenze, e la quadratura settimanale/mensile.
Grazie al nuovo software i turni di lavoro sono valutati e parametrizzati in automatico in base al tipo di contratto del singolo: i contratti possono essere nazionali, di 2 livello, di area e prevedono un trattamento diverso dei dipendenti in organico anche nello stesso punto di vendita. Ad esempio, il sistema in automatico determina se la pausa all’interno del turno di lavoro in base al contratto deve essere retribuita o meno e se varia nella durata a parità di ore della prestazione di lavoro.
Permette la gestione delle varie forme di flessibilità oraria previste su base settimanale, mensile e annuale rendendole evidenti ai responsabili delle diverse unità organizzative. Inoltre, grazie al sistema è possibile determinare in automatico il numero di buoni pasto cui il dipendente ha diritto in relazione alle regole contrattuali e alle ore lavorate. Il nuovo sistema è integrato anche con la procedura incassi in termini di acquisizione delle vendite per reparto organizzativo, per tipologia di cassa, per tipologia di servizio: ciò consente di rilevare la produttività a diversi livelli ed altri indicatori che evidenziano le performance delle unità organizzative.
La fase successiva del progetto ha previsto la gestione degli accessi ossia ingresso e uscita dei fornitori: grazie al nuovo software integrato, è possibile controllare la durata delle loro prestazioni professionali che ora sono in automatico conciliate con bolle/fatture/report riepilogativi.
Infine, è stato possibile gestire in automatico i trattamenti di trasferta concordati tra dipendente e azienda: se in precedenza tale procedura era prettamente manuale ora è possibile determinare, sulla base della marcatura e delle causali di presenza o assenza, a sistema, gli importi concordati con i dipendenti con lettera di incarico redatta e firmata da entrambe le parti (azienda e dipendente).
Ora il sistema è centralizzato e riguarda gli aspetti di rilevazione delle presenze da un punto di vista amministrativo integrati e parametrizzati con la gestione degli accessi del personale da varchi di ingresso esterni o per l’autorizzazione all’accesso di alcune aree specifiche interne alle sedi o punti di vendita (cassa centrale ipermercati).
Le funzioni aziendali preposte possono in qualsiasi momento accedere a queste informazioni anche se afferenti a siti dislocati. La rilevazione delle presenze è possibile tramite tecnologia RFId e banda magnetica: gli impianti predisposti con rilevatori ancora presenti sul mercato sono stati mantenuti e sono stati affiancati da quelli nuovi al fine di ottimizzare i costi. Grazie a tale sistema, la marcatura consente di gestire la presenza delle persone sul posto di lavoro indipendentemente dalla sede di assegnazione abituale senza ricorrere ad interventi manuali.

I BENEFICI
Il nuovo software per la gestione delle presenze/assenze integrato con quello per la gestione del personale ha permesso attraverso una centralizzazione dell’intero processo di raccolta dei dati di disporre in maniera rapida e puntuale dei dati di presenza del personale con il dettaglio delle ore lavorate. Ora è possibile a sistema un monitoraggio più attento e puntuale del rispetto delle regole contrattuali a favore di un miglioramento in termini di efficacia e di efficienza della gestione del personale.
Ora la gestione dei trattamenti di trasferta o missione concordata calcolata in automatico – ad esempio – ha permesso un risparmio di ore nelle fasi di controllo ed inserimento delle poste da parte degli Uffici di amministrazione del personale a garanzia di un’ erogazione coerente del servizio.