Comunicazione riservata ai responsabili del personale che utilizzano il sistema di rilevazione presenze Present e sono stufi di inserire manualmente sul cartellino i permessi e le ferie dei dipendenti

Se non sei tra questi, non continuare a leggere

Vuoi smettere di dedicare il tuo tempo a noiosi lavori di trascrizione?

Tramite il modulo Present Web saranno i dipendenti stessi ad inserire i giustificativi sul cartellino. Ti sgraverai di quella enorme massa di lavoro, liberandoti dallo stress che stai accumulando.

Caro cliente,

è ormai da tempo che stai utilizzando il nostro sistema per la gestione delle presenze.

Con l’hardware e il software che ti abbiamo fornito puoi rilevare e gestire le presenze.

Puoi rilevare le entrate, le uscite e le pause.

Puoi gestire i profili orari per ogni gruppo o dipendente, gli arrotondamenti e gli orari flessibili.

Il terminale permette di raccogliere le marcature di presenza.
Le marcature vengono successivamente elaborate, a secondo dei parametri che ci hai indicato, e viene creato un file da mandare all’ufficio paghe.

Una volta la rilevazione presenze veniva fatta manualmente.

Nel migliore dei casi vi era un timbratore a cartellino dove i dipendenti imputavano la loro presenza tramite l’orologio marcatempo.

Successivamente l’incaricato dell’ufficio personale trascriveva tutte le marcature su un foglio excel e poi faceva i calcoli delle presenze, degli straordinari, delle ferie, dei permessi etc.

Un enorme lavoro.

Oggi, tramite il software Present di gestione delle presenze tutti questi calcoli nella tua azienda vengono in automatico.

Ti sembrerà impossibile ma ancora oggi oltre il 20% delle aziende italiane, fa i calcoli delle presenze manualmente.

Ma quello che voglio dirti oggi è che puoi liberarti di tutte quelle richieste incessanti da parte dei dipendenti che ti fanno perdere almeno un terzo della tua giornata lavorativa!

Oggi puoi gestire informaticamente le richieste di permessi o di ferie, le mancate timbrature o gli errori di marcatura.

Tutto questo ora viene fatto da te, manualmente portandoti via tantissimo tempo.

Senza contare che questi lavori di trascrizione creano tantissimo stress, come le chiamate dei dipendenti per chiederti quante ferie gli sono rimaste o per dirti che stamattina si sono dimenticati di marcare.

Ma se tutto questo venisse fatto in automatico?

Quanto tempo risparmieresti se i dipendenti potessero vedere i propri cartellini da soli?

Se potessero vedere quante ferie o permessi residui hanno?

Se inserissero da soli le proprie ferie e i propri permessi?

Lo so, sei li che già stai pensando:
” se fanno tutto da soli, chissà che pandemonio verrebbe fuori! Altro che risparmiare tempo! Chi metterebbe a posto tutto? io!”

Giusta obiezione.

Per evitare una situazione tragica il sistema deve avere un flusso specifico.

La soluzione che ti sto proponendo è gestita nel migliore dei modi

Come?

Rigida e su scala piramidale.

Ti spiego.

Il dipendente chiede al suo caporeparto un permesso, lui lo approva e l’ufficio personale lo invia sul cartellino.

Al vertice della piramide c’è l’ufficio personale.
E’ l’unico che per legge sa tutto sui dipendenti. Non solo permessi o ferie, ma anche provvedimenti disciplinari o indicazioni specifiche per singolo dipendente.
L’ufficio personale può vedere e fare tutto.
Diciamo che un superutente.

Sotto l’ufficio personale vi è il caporeparto o capufficio che potrà gestire e vedere solo i suoi sottoposti.
Potrà approvare o richiedere direttamente permessi, ferie, vedere le anagrafiche dei soli dipendenti assegnati a lui, i cartellini e i residui.

Alla base della piramide ci sono i dipendenti.
Quelli che impegnano maggiormente il tuo tempo.
Tramite interfaccia web possono vedere solo il proprio cartellino, i propri residui, richiedere ferie, permessi o mancate marcature.

Ad esempio possono chiedere di poter entrare due ore dopo il giorno 16 marzo utilizzando i permessi a loro disposizione.

Ti voglio elencare cosa puoi fare con il modulo Present Web.

1.puoi inviare messaggi di gruppo o personalizzati tramite un semplice click 

permettendoti di avere un contatto veloce ed immediato con tutto il personale anche se ti trovi all’ultimo piano e vedi saltuariamente tutto il reparto produttivo.

2. I caporeparto potranno gestire direttamente i propri sottoposti, 

rispondendo alle richieste di permessi e ferie a seconda delle esigenze lavorative dell’azienda, evitando di lasciare il reparto scoperto, senza nessun scambio di email o telefonate tra te e i responsabili su argomenti che a te toccano marginalmente ma ti fanno perdere un sacco di tempo.

3. Present Web permette ai dipendenti di accedere via Intranet o Internet ad un server web per visualizzare i propri dati tramite user e password rispettando le norme di legge e liberandoti da ogni normativa sulla privacy.

4. Ogni richiesta di giustificativo viene archiviata e viene inviata un email al dipendente, al caporeparto e all’ufficio personale. Questo permette la visualizzazione dello storico delle richieste e delle autorizzazione evitandoti ogni contestazione.

5. L’invio definitivo sul cartellino del giustificativo avviene successivamente all’autorizzazione dall’ufficio personale o dal caporeparto dandoti la possibilità di intervenire nel caso di provvedimenti disciplinari o di mancanza di residui.

6. Gli utenti possono visualizzare il proprio cartellino, 

sia per il mese corrente che per tutti gli altri mesi disponibili. Vengono visualizzate le timbrature, ore e causali di presenza / assenza, eventuali anomalie e/o lo scarico della busta paga da scaricare in pdf anche se la tua collega è ammalata e tu sei in vacanza alle Hawaii e non vuoi assolutamente essere disturbata perché ti stai finalmente rilassando in spiaggia con un mojito.

7. I calcoli dei cartellini sono aggiornati all’ultima elaborazione, al mese antecedente a quello in essere, completata da parte dell’ufficio del personale in tempo reale.
Ogni utente ha la possibilità di richiedere l’inserimento di una o più marcature mancanti, giustificando la richiesta con una motivazione (dimenticanza, o altra causa da specificare).

8. quando un dipendente dimentica la marcatura potrà fare una richiesta di ‘mancata marcatura’ che potrà essere approvata o meno dal suo caporeparto senza la solita telefonata del dipendente che ti dice che la sveglia non ha funzionato. Inoltre il responsabile saprà direttamente chi è sempre in ritardo senza che tu gli dica nulla.

9. ogni dipendente potrà richiedere i giustificativi (ferie, permessi, lavoro esterno, etc.) 

elettronicamente liberandoti di tutte le richieste cartacee che occupano gli archivi e che non sai più dove mettere

10. i capireparto possono fare tutti i report che vogliono sui loro sottoposti, 

per dipendente e per periodo senza chiederli continuamente, ogni mese o ogni settimana all’ufficio personale e quindi a te.

11. I capireparto possono effettuare statistiche per giustificativo. 

Quante volte ti è capitato che un responsabile ti chiedesse quanti giorni di malattia ha fatto pinco pallino? Tramite Present Web potrà farlo da solo senza il tuo continuo aiuto.

Non voglio assolutamente dirti che ti libererai completamente di tutte queste incombenze perchè non ti direi la verità ma posso affermare che

Present Web potrà alleggerirti
il carico di lavoro di almeno un 80%

sugli errori di marcatura, di mancata marcatura, di richiesta ferie e permessi e di tutte quelle telefonate che ricevi inerenti alla situazione ferie e permessi dei dipendenti.
“Ma quanto tempo mi porterà via aggiornare tutto il mio sistema?”

L’aggiornamento è molto semplice e normalmente in una giornata riusciamo ad aggiornarti la tua attuale procedura all’ultima versione, installarti la parte web e farti la formazione per l’utilizzo.

Contattatami direttamente a questa email, comm2@artechitalia.com,

per fissare una demo online in modo che posso farti vedere e toccare con mano come funziona il sistema e tu potrai farmi tutte le domande che vuoi per risolvere i tuoi dubbi.

Durante la demo ti lascierò gli accessi ad una versione demo standard che potrai visionare per 10gg.

Passati i 10gg ti ricontatterò e mi potrai fare ulteriori domande.

Ti proporrò la soluzione completa adeguata alla tua azienda con
l’aggiornamento di Present GRATUITO
e tutte le personalizzazione che già hai in essere.

Fino alla fine di Aprile il modulo Present Web viene rilasciato a licenze illimitate!

Ps: l’aggiornamento gratuito di Present ha un volore di € 2250,00 ma potrai usufruirne solo fino alla fine della scadenza di questa offerta, cioè fino al 30 Aprile